Чем отличается секретарь от секретаря руководителя
Секретарь в общем понимании это сотрудник в офисе, который отвечает на телефонные звонки, обрабатывает почту, организовывает встречи и принимает некоторые решения в рамках выполнения должностных обязанностей. В классической интерпретации секретарь это девочка в приемной руководителя, встречающая посетителей и готовящая кофе. Но есть и другая разновидность этой профессии секретарь руководителя, или личный помощник босса (иногда называют референтом, однако это не совсем одно и то же, референт более универсальный специалист). Чем такие типы деятельности отличаются друг от друга? Рассмотрим в этой статье.
Обязанности личного помощника руководителя
В должностной инструкции указано, что должен делать такой сотрудник:
- проверка документации, поступающей на подпись директора, подготовка распоряжений;
- составление писем;
- подготовка совещаний и встреч, ведение протоколов заседаний;
- контроль над работниками в плане выполнения распоряжений руководителя и пр.
Это лишь некоторые пункты, касающиеся обязанностей непосредственно помощника директора. Кроме того, к секретарю-ассистенту предъявляются высокие требования: высшее образование или профессионально-техническое, но во втором случае понадобится также опыт работы.
Базовая разница между двумя профессиями в уровне ответственности и масштабах обязанностей. Личный помощник-референт это один из топ-менеджером фирмы, практически заместитель начальника, сотрудник, способный выступить лицом компании. Простой секретарь (в отличие от референта) лишь помогает с организацией работы босса и всего коллектива, однако не несет такой большой ответственности.
Критерии отбора секретаря
Мы приведем пример универсальных требований, актуальных как для личных руководителей, так и обычных секретарей.
- Профессионализм, наличие соответствующих навыков. Среди них грамотная родная и иностранная речь, знание стенографии и делопроизводства, владение офисной техникой, способность быть немного психологом.
- Умение организовать работу собственную и всей компании, помочь директору в отладке офисных процессов.
- Высокий уровень ответственности.
- Инициативность и самостоятельность, однако в рамках дозволенного. Сотрудник должен проявлять инициативы и быть готовым частично заменить руководителя, если тот отдаст такое распоряжение.
- Стрессоустойчивость. Это качество важно в любой профессии, однако для секретаря и личного ассистента оно особенно ценно. Большое количество информации для обработки и значительная ответственность повышают стресс, и человек обязан уметь с ним справляться.
- Чувство такта. Не говорить лишнего, хранить корпоративные тайны и личные секреты босса, не участвовать в распространении сплетен и даже пресекать это еще несколько важных обязанностей ассистента.
В целом секретарь руководителя должность более сложная, чем обычный секретарь в приемной, у него больше функций, потому и требования к такому человеку строже.
Вернуться в раздел
Вакансии
Требуется девушка привлекательной внешности от 24 до 40 лет со знанием ПК
Требуется девушка привлекательной внешности возраст от 19 до 36 лет с опытом работы помощником руководителя
Девушка привлекательной внешности от 21 до 38 лет, желательно с опытом работы секретарем