5 правил тайм менеджмента секретаря, которые сделают тебя звездой компании

Нехватка рабочего времени – частая жалоба, как руководителей компаний, так и их секретарей. Причина проблемы зачастую кроется в банальном неумении планировать собственный день. Чашка кофе не в обеденное время, 10 минут болтовни с коллегой – подобные мелочи отбирают драгоценный ресурс. Рассмотрим основные правила тайм-менеджмента, которые помогут в работе.

Правило №1. Планируйте свой день

С вечера пишите список задач, которые необходимо реализовать завтра. Не старайтесь уложить все в четкие временные рамки: график все равно собьется. Распишите на листе бумаги примерно 70 % дня и пытайтесь следовать ему. Однако реально оценивайте свои возможности. Мысленно просчитайте, сколько времени займет каждая задача, и не планируйте то, что точно не успеете.

Правило №2. Выполняйте только собственные прямые обязанности

Конечно, иногда никак нельзя отказать коллеге или шефу, особенно если вы работаете личной помощницей. Но взваливать на себя обязанности всего отдела категорически не рекомендуется. Предположим, возле вас поставили принтер для сотрудников. Однажды менеджер Николай попросил вас распечатать и принести ему файл. Теперь посчитайте, сколько вашего рабочего времени это отнимет, если вы будете печатать абсолютно для всех. Не проще ли, чтобы каждый обслуживал себя самостоятельно?

Правило №3. Следите за информацией и ее обновлениями

Особенно это касается контактных данных партнёров, клиентов, заказчиков. Выделите на компьютере специальную папку для хранения адресов и номеров, регулярно проверяйте их актуальность. Для этой цели выберите себе определенное время, к примеру, час в неделю. Такой подход однозначно полезен, ведь при необходимости связаться с кем-либо вам не придется долго искать контакты человека.

Правило №4. Пользуйтесь современной техникой

Может, вести записи в ежедневнике и привычнее, однако делать это на компьютере проще, быстрее и удобнее. Отчеты, личные данные директора, электронные билеты из Москвы в Европу, документы на оформление визы, договоры, счета – секретаршам каждый день приходится иметь дело с массой информации, поступающей в фирму. Постарайтесь максимально автоматизировать собственную работу, не пренебрегайте техническим прогрессом, ведь он способен значительно упростить жизнь. Активно пользуйтесь CRM-системами и прочими благами цифровой индустрии.

Правило №5. Не откладывайте дела на последний момент

Приступать к выполнению задачи в день истечения дедлайна – плохая привычка, даже если все задание отнимет два-три часа. Составляйте своеобразный «график важности» дел, следуйте ему и пытайтесь не нарушать установленных сроков.

Итак, если вы хотите стать объектом восхищения коллег по работе, то придерживайтесь следующего рабочего графика:

• Приходить на работу следует за 15-20 минут до официального начала рабочего дня. Так вы успеете расположиться, привести себя в порядок, выпить кофе и пообщаться с коллегами.
• Далее рассмотрите первоочередные задачи, документы, которые необходимо отнести на подпись к руководителю или распределить между персоналом.
• После разберитесь с телефонными звонками, ответьте клиентам, с которыми запланировали связаться вчера, проведите совещание с директором и напомните о деловых встречах, если такие запланированы.
• Сходите на обед, расслабьтесь, отвлекитесь от работы и наберитесь сил.
• Оставшееся рабочее время посвятите выполнению других запланированных дел, напишите список задач на завтра.

Таким образом, следуя этим советам, вы сможете эффективно управлять собственным временем и достигать высоких результатов.